プライバシーマーク取得サポートのきっかけは

ファイナンス企業にとって個人情報保護法の施行以降はより厳格な個人情報の取扱いが求められることになり、適切･安全な管理体制の構築にはプライバシーマークを取得し運用することが有効であると考え、これによって企業の信用･信頼を高め、社会貢献できるものと思いました。そうした中、業界内でも先鞭を切る形で取得方針を決めました。
マーク取得に向けた社内体制としては、審査部門を中心としプロジェクトを立ち上げましたが、体制構築にかかる時間と労力を勘案したうえで、自社だけ対応するよりも専門のコンサルタントにサポートを依頼した方が的確かつ有効に進められると判断しました。

取得準備中にご苦労されたことは

規程類の作成や組織の編成などは必須と分かっていたものの、実務における個人情報項目の洗い出し、リスク分析、教育、監査などＰＤＣＡサイクルに則った運用を実践し維持させることに当初課題の多さを実感しました。特に管理対象となる個人情報の整理と選定、そしてリスク分析は作業として大変でしたが、コンサルタントの方からサポートツールを提供いただき大変助かりました。
社内スタッフは取得当初は３人だけでしたが、現在は社内各部門責任者で「Ｐマーク委員会」を組織し定期的なミーティングの中でＰＤＣＡサイクルの活動進捗や分析等の運用確認をおこなっています。

取得審査はいかがでしたか

初めての審査では、規程の内容や整備状況について詳細な質問を受けたり、事務所内における安全管理措置の実地チェックを受けたりと大変緊張したことを覚えています。
特に、当社はカシオ計算機グループの建物内に本社や全ての営業所が所在しているため、同じフロアのグループ他社との境にパーティションを設置したり、自由に出入り出来てしまうフロア環境を適切な運用管理に変更したりしました。取得時に適切なアドバイスをいただいたこともありその後の更新審査では特段の指摘はありません。

バルクのコンサルティングのご感想をお聞かせください

実は個人情報保護についての取組みを検討し始めたころ、バルクの営業の方からプライバシーマークについてご紹介を頂いたことをきっかけに、マークの有用性を認識し、その後現在に至るまで長いお付き合いを続けております。
コンサルタントの方には懇切にご指導していただき、その後の更新審査のサポートも適切に対応していただき助かっています。

今後の抱負は何かありますか

今後も「Ｐマーク委員会」を中心にＰＤＣＡ運用の確認や諸活動を行って参りますが、特に教育面で新入の社員や派遣社員に力を入れて教育を行い、従業員として当社が運用するＰＭＳを一日でも早く理解し実践してもらうことが重要と考えています。
また、教育コンテンツの見直しを行い自社内の問題点など教材に都度反映させていこうと思います。
現在、制度の定着や継続的な対応は図られていると考えるものの、いずれ世代交代しなければならず会社全体のスキルアップを今後とも目指していきたいと思っています。

本日はお忙しいところありがとうございました。