主な業務、および取り扱う個人情報について教えてください。
システム開発が主体です。従来はネットワークインフラ系が多かったですが、現在は携帯、特にAndroid端末用の開発が増えています。個人情報については、150名ほどいる社員の個人情報が一番多いです。外部の個人情報については、今のところ顧客先に常駐して開発する形態が多いので、あまり社内で取り扱うことはないですが、今後、携帯の開発がさらに増えてくると個人情報を扱うことも多くなってくると予想しています。
プライバシーマーク取得のきっかけはなんでしたか？
当時は、IT業界ではPマークを持っているのが当たり前という感じで、お客様からの具体的な要求はなかったですが、取引においての必要性は強く感じていて取得することになりました。私は新規取得の時は営業だったので直接は関与していなかったのですが、当社に合わない大手向けと思われる非常に多くの規程類などがベースになっていてわかりにくく、業務量が増えた実感がありました。
2回目の更新である今回は責任者だったわけですね。
はい。最初の更新の時は推進事務局に携わっていました。責任者としては今回初めてです。1回目の更新までは運用よりも規定ありきでやっていて、正直うまく回っていませんでした。今回バルクさんに支援していただき、運用面を重視した活動ができるようになってきました。
どのような点が変わりましたか？
規程の簡素化が大きかったですね。それまで２０数冊あったものが1冊にまとまりました。また、スケジュールや、何をしたらいいのかを指示してもらったので工数も１０分の１くらいになりました。その程度でも運用できるんだということがわかってありがたかったです。社員の意識も変わってきており、PCを開けたままにしたり、机を施錠せずに帰ったりする人もなくなりました。教育や監査も以前は形式的な部分もありましたが、今では計画に沿って、何をすべきかを考えながら実施しています。
審査はいかがでしたか？
前回はいろいろ指摘されましたが、今回はほとんど何もないと言っていいくらい指摘は少なかったです。
そうですか。素晴らしいですね。では最後に、これからの課題などありましたら教えてください。
社員の9割が外部で仕事をしているので、本当にPMSが隅々まで行き渡っているのか、年1回の教育だけで足りているのか、少し不安があります。今後、受託等で外部の個人情報を扱うことも多くなると考えているので、そうした時の運用をきちんとできるようにしていきたいと思っています。
